Acaparar información: tres preguntas con sus tres autorespuestas

¿Qué interés tiene la acaparación de información en las organizaciones?

El interés es personal, de aquellas personas que entienden que, reuniendo datos que otros no tienen, conseguirán ventajas, bien para ellos mismos, para la organización, o para ambos. Acaparar información y no compartirla es el esquema tradicional, clave a lo largo de la existencia humana que, solamente ahora, con el uso de las nuevas tecnologías, se empieza a considerar no práctico e ineficiente. El hecho de acaparar información impide la comunicación y hace imposible que aflore el conocimiento de las personas que tienen que aportar cosas interesantes.

En el caso extremo de que se pusiera en circulación toda, absolutamente toda la información (incluida la sensible) ¿sería valorada adecuadamente por todos los componentes de la organización?

El esquema no puede ser nunca jugar al 'todo o nada', como ocurre en la vida misma. Es entendible fácilmente que existe informaciones necesarias, otras sensibles efectivamente dado que, por ejemplo en una empresa, de ser difundidas podrían generar serios problemas si llegaran a manos de la competencia... Es una cuestión de sentido común, de estrategia y de política de empresa. Generar ambientes participativos nos puede aportar ventajas como la creatividad, una mejor coordinación, involucración en los objetivos y un cierto riesgo, pero todo tiene riesgo. La cuestión es sopesar el siguiente esquema: ¿qué es más productivo un esquema cerrado en el que la información se halla en pocas manos u otro en el que aumenta la circulación de la información? Es cuestión de medida y de proporcionalidad.

¿Es válido desde el punto de vista práctico y desde el ético estructurar diferentes circuitos de información de mayor o menor importancia, según niveles de responsabilidad?

El tema es bastante peliagudo y difícil y, probablemente, lo que tenga una fácil solución sobre el papel, no la tenga en la realidad. Dicho esto es entendible que la organización se estructure sobre una base propia, con sus propios criterios. Y eso es ético, siempre que asuma principios básicos en este sentido. Después es oportuno que la organización convierta en commodity mucha de la información existente, pues sólo es necesaria conocerla para trabajar más adecuadamente. Usarla nos garantiza una mejor coordinación y una más óptima implicación entre grupos o departamentos. Luego estaría la transmisión de los objetivos fundamentales, que serán más aumidos en la medida que sean más conocidos. Y por último, debemos respetar la existencia de datos e informaciones que tienen que circular por determinados circuitos, pues puede, como se ha dicho, que su extensión completa genere fracasos o pérdidas indeseables.