¿Deben ser las intranets 'cajones de sastre'?

Internet ya lo es, es decir, internet es un 'cajón de sastre' en el estricto sentido de que es una red inabarcable con infinitos contenidos dispuestos desorganizadamente. ¿Tiene que ser así también nuestras intranets? Este es el debate que surge de una comparecencia pública de David Weinberger, el investigador sobre internet de la Universidad de Harvard y coautor del Cluetrain Manifesto, que ahora está implicado con su libro 'Everything is Miscellaneous', cuyo primer capítulo se puede ver aquí.

El reto del mundo con internet es, en cierta medida y según Weinberger, intentar domar la red para tener la sensación mental de que 'este contenido está en esta carpeta y este otro informe en aquella otra', como ocurre en la organización tradicional. Pero ya digo, el caos organizativo ocurre en internet, y todos estamos acostumbrados en mayor o menor medida, y además tenemos a Google que nos lo encuentra todo y, si no, se acerca bastante, pero ¿y en las intranets, cabe todo y puesto de cualquier forma?

La cuestión, bajo mi punto de vista, nos coge un tanto faltos de recorrido. Weinberger dice que sí, que las intranets deben ser también 'cajones de sastre' porque eso, al igual que internet, es lo que las puede enriquecer. Probablemente, lo que nos haría falta es un soberbio buscador interno para luego indagar sobre lo que contenga nuestra red interna. Otra cosa además es la política de nuestra empresa de hasta qué punto acepta la inclusión de cualquier contenido, así sin más. En esa línea, la aparición de blogs internos abre bastante el foco en cuanto a la presencia de temas y perspectivas diferentes a las oficiales.

Si las intranets van a ser un remedo de internet en cuanto a la presencia miscelánea de temas, desde mi perspectiva, no es algo que exista en estos momentos, ya que las intranets son terrenos perfectamente acotados. En gran medida también, se trata de una cuestión que requiere ser altamente dilucidada, si bien las cosas ocurren en este mundo digital de una forma un tanto anárquica y la razón cartesiana no da abasto a entender ese funcionamiento, al menos a priori.

¿Blogs, submundo paralelo de las Intranets?

¿Pueden los blogs funcionar en la Comunicación Interna como un submundo paralelo, cuando lo oficial es la Intranet? Esta cuestión se podría dar, y de hecho se da, en aquellas organizaciones en las que la Intranet, como elemento de la Comunicación Interna, es ya 'todo un clásico', mientras que los blogs emergen, especialmente desde la esfera de lo privado con una mayor estabilidad en el interior de las empresas. La pregunta sería si blogs o Intranet, aunque la respuesta es ya bastante clara: ambas.

Las Intranets se han establecido como el gran portaaviones por el que 'navega' la Comunicación Interna de las empresas, al tiempo que los blogs pueden funcionar ( y digo sólo pueden) como los helicópteros que van y vienen. La posibilidad de que la Intranet como una estructura más sólida ofrezca alojamiento a las bitácoras internas resulta interesante, en la medida que facilita el hecho de que surjan conversaciones de forma independiente o autónoma para, por ejemplo, desarrollar proyectos interdepartamentales o para aportar ideas o generar conocimiento colectivo.

Corporatewebsite. com presenta un amplio informe ( eso sí de pago ) sobre el desarrollo de las Intranets en el último año. Tal informe ( del que hay un resumen disponible en PDF y en inglés) se ha realizado con la participación de 178 empresas de Europa (45%), EEUU (43%), Asia(10%) y el 2% del resto del mundo. La mitad de las organizaciones que han participado en esta iniciativa tiene 15.000 empleados cada una de ellas, lo cual demuestra de la trascendencia de la encuesta.

Del citado informe, sólo apuntar algunos detalles:

• uno de cada cinco directores piensa que la Intranet es crítica para su negocio.

• la mitad de los encuestados (7.500) considera una desgracia que la Intranet se caiga por espacio de dos o tres horas, ya que entiende esta herramienta como 'su forma de trabajo'.


• la facilidad de uso es lo que más se demanda de las Intranets.


• una de cada tres de las empresas encuestadas afirma haber iniciado una estrategia 2.0.

Red interna de corresponsales

Sea cual sea la estructura de Comunicación Interna sobre la que trabajemos en nuestra organización (intranet o blogs internos) propongo la creación de una 'red interna de corresponsales', formada por un grupo de personas de cuantos más departamentos mejor.

Si nos centramos en una empresa tradicional de estructura declaradamente piramidal y con conexiones departamentales, pero no globales, antes que plantear un clima de diálogo participativo, merece la pena proponerse simplemente el incremento de la información en circulación, ya que, sencillamente, no es fácil que la información circule en las empresas. Por ello es interesante contar con una red como la citada aquí.

Los beneficios de esta iniciativa pueden ser: incremento de información que facilita el trabajo y lo hace más eficiente, creación de comunidad/es conectadas, generación de un clima de mayor participación e involucración...

Vender nuestros productos a través de la intranet

¿Será posible? ¿Venderemos nuestros propios productos a nuestra gente? Esa es la propuesta que hace Linda Volkers de Corporatewebsite.com, un sitio holandés que profundiza habitualmente sobre las intranets y los nuevos medios sociales, o medios cooperativos, y su desarrollo en las empresas.

Linda apunta en su blog que vender productos a los trabajadores a través de la intranet es una fórmula para involucrarlos. Sugiere también la posibilidad de regalar tickets de actos que organice la compañía, efectuar descuentos... Concreta cinco ideas:

1. Sé claro y directo con la frase que se use para 'vender' el producto, rechaza ideas como:'lee más', 'pica aquí para la compra'.
2. Da todos los detalles del producto a vender. Hay que ser muy didáctico.
3. Investiga las necesidades o gustos que puedan tener los empleados (descuentos en transporte público, en tiendas ) y ofrécelos.
4. Permite los comentarios sobre los productos que has vendido a través de la intranet.
5. Trata a los empleados como si fueran verdaderos clientes externos mediante un servicio post-venta.

Diez consejos útiles para mejorar una intranet

Descubro a través de Corporatewebsite.com, un sitio holandés de investigación sobre Comunicación Corporativa, un pequeño artículo en el que se incluyen diez consejos para mejorar la intranet que, a saber, son los siguientes:

1. Si se está incluyendo la sindicación de contenidos en las webs, ¿por qué no colocar la RSS en las intranets? Con élla se puede alertar a los empleados de la introducción de nuevos contenidos.
2. La intranet es un buen vehículo para que los miembros de la organización opinen de los nuevos productos. Sería una primera encuesta con un público muy interesante, que conoce bien de lo que habla.
3. Incluir en las intranets la información suficiente para que los empleados puedan desarrollar adecuadamente sus tareas.
4. Promover un catálogo de buenas prácticas, que se pueda intercambiar entre los propios empleados, con ideas del estilo de: plantea un problema y que alguien de la solución, diez consejos para alcanzar el éxito en una tarea concreta.
5. Ésta es bastante interesante: incluye un wiki con términos y explicaciones de los asuntos propios de la empresa, como los conceptos con los que se trabaja o los procesos de producción...
6. Poner a disposición un sistema de felicitación a través de tarjetas. Con éstas se podrán reconocer los aciertos de los empleados en el desempeño de sus tareas.
7. Incluye mensajes multimedia en la intrenet. Cada vez son más útiles los e-mails con vídeos o enriquecidos con enlaces.
8. Facilitar a los empleados mediante la intranet sistemas que puedan beneficiarles en su vida cotidiana , como por ejemplo envío de la compra.
9. Incluir otro tipo de informaciones que no tengan que ver con la empresa, pero que sean interesantes para los componentes de la organización, como por ejemplo la información meteorológica o los resultados del sorteo de la Once.
10. Analizar con estadísticas los apartados que son más populares entre los empleados, y por tanto más visitados. Nos darán una idea de sus preferencias.